Anders als ein herkömmlicher Arbeitsplatz-Scanner verfügt die Kodak Scan Station über einen integrierten PC mit Netzwerkanschluss. Die Dokumente werden bereits beim Scannen aus-gewertet und für die nachfolgenden Arbeitsschritte aufbereitet. Automatische Seitentrennung und das Lesen von Barcodes gehören zur Grundfunktionalität von IQ DokuScan. Damit wird aus einem einfachen Bild ein intelligentes Dokument. Anschließend übergibt IQ DokuScan das Dokument direkt an das Archiv des DMS. Mit den zusätzlich gewonnenen Informationen kann nun das Dokument automatisch weiterverarbeitet werden.

Diese Technologie optimiert Ihre Arbeitsabläufe und stellt qualifizierte Informationen sofort unternehmensweit bereit.
 

Trotz umfangreicher Funktionalität ist IQ DokuScan verblüffend einfach zu bedienen.
Ein Touchscreen-Monitor bietet dem Anwender im Klartext die Funktionen an, die er für die tägliche Arbeit benötigt. Alle Scan-Parameter (Farbtiefe, Auflösung, Dateiformat usw.), das Scanziel und die von IQ DokuScan zu ermittelnden Zusatzinformationen sind in vordefinierten Scanjobs festgelegt. Der Anwender authentifiziert sich am Scanner und erhält anschließend sein persönliches Funktionsmenü angezeigt (z. B. „Rechnung für Buchhaltung“). Ein Druck auf den entsprechenden Schalter des Touchscreens reicht aus und das Dokument wird mit den richtigen Parametern eingescannt, analysiert und aufbereitet. Danach wird es direkt im richtigen Ordner des Archivs abgelegt, ohne dass der Anwender zusätzlich eingreifen muss.

Eine aufwendige Einarbeitung der Mitarbeiter entfällt und Fehlerquellen werden fast voll-kommen ausgeschlossen.
 

Der Einsatz von IQ DokuScan erhöht in Ihrem Unternehmen die Sicherheit beim Umgang mit Daten. Die Dokumente werden in einem geschlossenen System gescannt und verarbeitet. Danach werden sie ohne den Umweg über eine lokale Festplatte/Datenträger/USB-Stick direkt im sicheren Archiv abgelegt. Peinliche Verluste von USB-Sticks mit sensiblen Daten, wie es immer öfter in den Medien zu hören ist, werden dadurch ausgeschlossen.

Auch die private Nutzung des Scanners kann einfach unterbunden werden.
 

Der Scanner benötigt nur sehr wenig Platz und lediglich einen Netzwerk- und Stromanschluss. Somit kann er leicht an zentralen Stellen oder Fluren aufgestellt werden. Durch die Netz-werkfähigkeit kann der Scanner an jeder beliebigen Stelle der Infrastruktur eingebunden werden. Die Kommunikation zum DMS-Archiv ist über SOAP realisiert und kann deshalb auch über die Grenzen des lokalen Netzwerks und der Firewall erfolgen. Es ist problemlos möglich, in einem Außenlager mit VPN-Verbindung zur Zentrale, IQ DokuScan zum Erfassen der Lieferscheine einzusetzen.

Zusätzliche PCs die nicht nur Kosten, sondern auch einen enormen administrativen Aufwand verursachen werden nicht benötigt.
 

Einer Erweiterung von IQ DokuScan sind fast keine Grenzen gesetzt. Eine programmierbare Schnittstelle (API) vorausgesetzt, kann nahezu jedes weitere System an IQ DokuScan an-gebunden werden. Dabei ist es nicht nur möglich, Dokumente abzulegen.IQ DokuScan kann auch externe Systeme verwenden, um weitere Informationen für das gescannte Dokument zu ermitteln. So könnten z. B. anhand des Barcodes eines Lieferscheins die kompletten Bestelldaten des Auftrags aus einem externen System ermittelt werden und als zusätzliche Information an das gescannte Dokument angehängt werden.

Die Integration weiterer ELO-Zusatzmodule ist bereits erfolgt (z. B. BusinessOne Schnittstelle von OmniPC)